Nowa firma

Wzorem dokumentu możemy mianować jakikolwiek wzorzec, na zasadzie którego był utworzony inny akt prawny. Wykorzystanie wyżej wspomnianego wzoru w znaczący sposób umożliwia skrócenie okresu generowania dokumentu. Korzystając ze wzoru dokumentu, mamy możliwość też zminimalizować sytuacje powstania błędów w akcie prawnym, który stworzyliśmy.

Specyficznym rodzajem aktu prawnego, jest dokument rachunkowy, który powstaje w wyniku utrwalenia na piśmie procesów gospodarczych, które tworzą się między poszczególnymi subiektami albo stronami. Taki akt prawny często tytułowany jest dowodem, bo na jego kanwie możemy dowodzić swoich pretensji zarówno u partycypanta gospodarczego, jak i przed specjalnie do tego celu wyznaczonym organem kontrolnym czy organem wykonawczym.

I tak oto mamy możliwość pogrupować je na:

• Rozliczeniowe – dokumenty, które ujmują wcześniej dokonane zapisy wg nowych kryteriów systematyzujących,,
• Zastępcze – wystawione do momentu odebrania dowodu zewnętrznego obcego,
• Zewnętrzne własne – wystawione przez organizację i oddane w oryginale kontrahentowi,
• Zewnętrzne obce - wystawione przez zewnętrznych klientów, np. rachunki i faktury,
• Wewnętrzne – potwierdzające operacje wewnątrz organizacji, są to na przykład dokumenty obrotu kasowego, obrotu środków trwałych,, obrotu magazynowego ale również listy płac czy rozliczenia umów zlecenia i o dzieło,
• Zbiorcze – służą dokonaniu wspólnych zapisów kilku dowodów źródłowych
• Korygujące.

Dowody rachunkowe odgrywają istotną rolę również jako fundament sprawozdania finansowego oraz źródło analizy finansowej. Winny być współmierne z przebiegiem operacji gospodarczej, dlatego nie mogą zawierać w żadnym wypadku omyłek, przeróbek lub prób wymazania informacji. Dokument z niniejszymi zmianami można w bardzo prosty sposób podważyć.

Dowód księgowy powinien posiadać między innymi:

• Numer identyfikacyjny dokumentu,
• Opis działania, jego wartość, jednostki,
• Określony typ dowodu,
• Datę wydarzenia i czas stworzenia dowodu księgowego,
• Nazwę i adres strony dokonującej operacji gospodarczej,
• Podpisy osób uczestniczących w operacji gospodarczej,
• Zapis potwierdzający kontrolę i zaklasyfikowanie dowodu w księgach rachunkowych.

Dowód powinien zostać przygotowany w sposób jasny oraz zrozumiały dla obu stron, ale również dla organów kontroli, a także musi być napisany w języku polskim, a wszystkie jednostki pieniężne, które się w nim znajdą, muszą być zapisane w jednostce monetarnej polskiej (przeliczone po kursie z dnia dokonania operacji gospodarczej). Niedozwolone jest tłumaczenie takich dokumentów.